Prywatne ubezpieczenia zdrowotne jako benefit — jak je rozliczyć podatkowo wobec pracowników i współpracowników B2B?

Prywatne ubezpieczenia zdrowotne to jeden z najczęściej wybieranych benefitów pozapłacowych. Pracodawcy oraz przedsiębiorcy współpracujący z kontrahentami w modelu B2B chętnie oferują tego rodzaju świadczenia jako element budowania relacji i zwiększania atrakcyjności współpracy. W praktyce jednak finansowanie prywatnych ubezpieczeń wiąże się z konkretnymi skutkami podatkowymi, zarówno w podatku dochodowym, jak i — choć w mniejszym stopniu — w VAT. Warto znać te zasady, by świadomie kształtować politykę benefitową i uniknąć błędów w rozliczeniach.

Ubezpieczenie zdrowotne dla pracowników — skutki w podatku dochodowym

Gdy przedsiębiorca finansuje pracownikowi prywatne ubezpieczenie zdrowotne, wartość tego świadczenia stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy. Nie ma znaczenia, czy świadczenie jest całkowicie finansowane przez pracodawcę, czy tylko dofinansowane — w obu przypadkach pracownik uzyskuje wymierną korzyść majątkową, którą należy zakwalifikować jako nieodpłatne świadczenie. W przypadku częściowego finansowania przychodem pracownika jest kwota odpowiadająca wartości sfinansowanej przez pracodawcę. Pracodawca powinien uwzględnić ten przychód w rozliczeniu podatkowym pracownika, doliczając go do podstawy opodatkowania i naliczając od niego składki ZUS, chyba że przepisy przewidują dla tego świadczenia zwolnienie z oskładkowania.

Po stronie pracodawcy wydatek poniesiony na zakup ubezpieczenia zdrowotnego dla pracownika może stanowić koszt uzyskania przychodu. W praktyce organy podatkowe uznają, że finansowanie takich świadczeń mieści się w katalogu wydatków ponoszonych w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła. Obejmuje to zarówno pełne finansowanie, jak i częściowe dofinansowanie — w tym drugim przypadku kosztem będzie tylko ta część wydatku, którą faktycznie poniósł pracodawca.

VAT od prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych dla pracowników

Usługi ubezpieczeniowe korzystają ze zwolnienia z podatku VAT. W praktyce oznacza to, że nabywając prywatne ubezpieczenie zdrowotne, przedsiębiorca nie płaci VAT, a na fakturze od ubezpieczyciela VAT nie występuje. W konsekwencji przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego z tytułu zakupu ubezpieczenia, ponieważ nie występuje on w transakcji.

Jednocześnie przekazanie ubezpieczenia zdrowotnego pracownikowi nie rodzi obowiązku naliczania VAT należnego. Skoro usługa ubezpieczeniowa jest zwolniona z VAT, również jej udostępnienie pracownikowi nie podlega opodatkowaniu VAT. Dzięki temu rozliczenie podatku VAT w przypadku prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych jest stosunkowo proste i nie budzi większych kontrowersji.

Prywatne ubezpieczenie zdrowotne dla współpracowników B2B - skutki w podatku dochodowym

Finansowanie prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych współpracownikom działającym w modelu B2B podlega ocenie podatkowej na nieco innych zasadach niż w przypadku pracowników. Co do zasady, wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę na rzecz współpracownika nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Wynika to z faktu, że świadczenie to nie jest bezpośrednio związane z osiąganiem przychodu, a jego charakter ma przede wszystkim wymiar osobisty, nawet jeśli współpraca ma charakter długoterminowy.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy z umowy zawartej między przedsiębiorcą a współpracownikiem jasno wynika, że prywatne ubezpieczenie zdrowotne stanowi element wynagrodzenia za świadczone usługi. W takim przypadku finansowanie ubezpieczenia może być traktowane jako część zapłaty za usługi i zaliczone do kosztów podatkowych. Konieczne jest jednak odpowiednie udokumentowanie tego faktu i właściwe ujęcie go w umowie współpracy.

Z perspektywy współpracownika kwota odpowiadająca wartości ubezpieczenia finansowanego przez przedsiębiorcę jest jego przychodem z działalności gospodarczej. Obowiązek rozpoznania przychodu powstaje zarówno przy pełnym finansowaniu świadczenia, jak i przy współfinansowaniu — w tym drugim przypadku przychodem jest tylko ta część wartości ubezpieczenia, którą pokrył przedsiębiorca.

VAT przy ubezpieczeniach zdrowotnych dla współpracowników — jak wygląda praktyka?

Podobnie jak w przypadku pracowników, prywatne ubezpieczenie zdrowotne dla współpracownika nie podlega VAT, ponieważ usługi ubezpieczeniowe są objęte zwolnieniem z VAT. Przedsiębiorca finansujący takie świadczenie nie ma obowiązku rozpoznania VAT należnego, nawet jeśli świadczenie jest częściowo odpłatne.

Z tego samego powodu przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego, ponieważ transakcja objęta jest zwolnieniem z podatku. W praktyce oznacza to, że rozliczenie VAT w przypadku prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych jest neutralne — ani nie generuje obowiązku podatkowego, ani nie daje prawa do odliczenia.

Warto zabezpieczyć swoje rozliczenia

Finansowanie prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych dla pracowników i współpracowników B2B jest korzystnym narzędziem motywacyjnym i może przynosić wymierne efekty w budowaniu relacji biznesowych. Jednak z podatkowego punktu widzenia wymaga staranności i znajomości obowiązujących zasad. Kluczowe jest rozróżnienie, kto jest beneficjentem świadczenia i na jakiej podstawie prawnej jest ono finansowane.

Prawidłowe ujęcie kosztów podatkowych, przychodów oraz obowiązków związanych z VAT pozwala uniknąć niepotrzebnych ryzyk związanych z kontrolami podatkowymi. W przypadku wątpliwości, zwłaszcza gdy świadczenia są elementem skomplikowanych relacji biznesowych, warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego. Indywidualna analiza może pomóc prawidłowo ocenić skutki podatkowe i zabezpieczyć interesy firmy.

Karta sportowa jako benefit – jak prawidłowo rozliczyć świadczenia?

Świadczenia sportowe, takie jak karty uprawniające do korzystania z obiektów sportowych, cieszą się rosnącą popularnością wśród firm dbających o relacje z pracownikami i współpracownikami.

Oferowane jako dodatkowy benefit pozapłacowy, często pełnią funkcję motywacyjną, wspierają zdrowy styl życia oraz budują pozytywny wizerunek pracodawcy. Jednak ich finansowanie — niezależnie od tego, czy w całości, czy jako częściowe dofinansowanie — wymaga dokładnej analizy podatkowej. Zasady rozliczania świadczeń sportowych zależą zarówno od tego, komu są przekazywane, jak i w jaki sposób finansowane.

Karta sportowa dla pracowników — skutki w podatku dochodowym

Gdy przedsiębiorca finansuje kartę sportową swojemu pracownikowi, wartość tego świadczenia jest dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu. Wynika to z faktu, że otrzymanie dostępu do usług sportowych traktowane jest jako nieodpłatne świadczenie, które przynosi korzyść majątkową. Obowiązek rozpoznania przychodu powstaje zarówno w przypadku, gdy pracodawca finansuje kartę w pełni, jak i wtedy, gdy pokrywa tylko jej część. W drugim przypadku przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością rynkową świadczenia a kwotą faktycznie przez niego zapłaconą.

Świadczenia tego rodzaju, choć osobiste z punktu widzenia pracownika, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy. Przepisy podatkowe dopuszczają możliwość zaliczenia wydatków na świadczenia pracownicze do kosztów działalności, jeżeli są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania ich źródła. W praktyce fiskus akceptuje taką kwalifikację, wskazując na wpływ benefitów na ograniczenie rotacji pracowników, budowanie ich lojalności i motywacji oraz zmniejszenie absencji chorobowej.

VAT od kart sportowych dla pracowników — finansowanie a obowiązek podatkowy

Na gruncie podatku VAT świadczenia sportowe przekazywane pracownikom traktowane są jak nieodpłatne świadczenie usług, które — mimo braku odpłatności — podlega opodatkowaniu VAT. Oznacza to, że jeśli pracodawca finansuje kartę sportową w pełni, powinien wykazać VAT należny od wartości rynkowej tego świadczenia. Pracodawca ma również prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupu karty, ponieważ świadczenie jest uznawane za służące działalności gospodarczej.

Jeżeli pracownik partycypuje w kosztach karty sportowej, sytuacja wygląda podobnie. Pracodawca jest zobowiązany do naliczenia VAT należnego od pełnej wartości świadczenia, nawet jeśli część ceny została pokryta przez pracownika. Wówczas VAT jest rozliczany tak, jakby świadczenie zostało odpłatnie sprzedane, przy czym podstawą opodatkowania pozostaje wartość rynkowa świadczenia, a nie tylko faktycznie pobrana kwota.

Karta sportowa dla współpracownika B2B — podatkowe aspekty świadczenia

Świadczenia sportowe kierowane do osób współpracujących z firmą na podstawie umowy B2B wymagają jeszcze większej ostrożności. W przeciwieństwie do relacji z pracownikiem, wydatki ponoszone na świadczenia dla kontrahenta nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Organy podatkowe konsekwentnie podkreślają, że świadczenia finansowane na rzecz współpracowników działających jako odrębne podmioty gospodarcze mają charakter osobisty i nie pozostają w bezpośrednim związku z działalnością firmy finansującej.

W podatku dochodowym oznacza to brak możliwości zaliczenia wydatku na kartę sportową do kosztów podatkowych przez przedsiębiorcę. Po stronie współpracownika wartość świadczenia powinna zostać rozpoznana jako przychód z działalności gospodarczej — zarówno wtedy, gdy karta jest w pełni finansowana przez przedsiębiorcę, jak i w przypadku częściowego dofinansowania. Jeśli współpracownik partycypuje w kosztach świadczenia, jego przychodem jest różnica pomiędzy wartością świadczenia a zapłaconą przez niego kwotą.

VAT a karta sportowa dla współpracowników — kiedy powstaje obowiązek rozliczenia?

Z punktu widzenia podatku VAT, świadczenia sportowe dla współpracowników są rozliczane podobnie jak w przypadku pracowników, z jedną istotną różnicą. Jeżeli przedsiębiorca finansuje kartę sportową w całości i przekazuje ją nieodpłatnie współpracownikowi, nie powstaje obowiązek naliczenia VAT należnego. Świadczenie takie nie jest bowiem uznawane za czynność związaną z działalnością gospodarczą podatnika w rozumieniu VAT, co wyklucza konieczność rozliczenia podatku.

Jeżeli przedsiębiorca przekazuje kartę sportową współpracownikowi za częściową odpłatnością, powinien wystawić na tę kwotę fakturę VAT i rozliczyć VAT należny od faktycznie otrzymanej zapłaty. W takim przypadku świadczenie traktowane jest jako odpłatna usługa, a przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupu świadczenia, proporcjonalnie do odpłatnej części.

Świadczenia sportowe finansowane pracownikom i współpracownikom B2B to popularny i często stosowany element polityki benefitowej firmy. Jednak ich rozliczenie w VAT i podatku dochodowym wymaga znajomości aktualnych interpretacji oraz umiejętnego stosowania przepisów. Kluczowe jest rozróżnienie, czy świadczenie jest nieodpłatne, częściowo finansowane czy całkowicie opłacone przez beneficjenta.

Nieprawidłowe ujęcie takich wydatków w księgach podatkowych, błędne rozliczenie VAT czy nieuwzględnienie przychodu po stronie beneficjenta może rodzić ryzyko podatkowe dla przedsiębiorcy.

Dlatego każdorazowo warto zweryfikować, jak konkretne świadczenie powinno być rozliczone w indywidualnej sytuacji biznesowej. W przypadku wątpliwości zachęcamy do konsultacji z doradcą podatkowym, który pomoże nie tylko prawidłowo ocenić skutki podatkowe, ale również zabezpieczyć interesy firmy przed ewentualnymi konsekwencjami kontroli podatkowej.

Kiedy ubrania mogą być kosztem podatkowym?

Wydatki na odzież w działalności gospodarczej budzą wiele wątpliwości. Choć co do zasady odzież codzienna nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, istnieją sytuacje, w których zakup ubrań może zostać uznany za koszt podatkowy.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie tej kwestii, poparte aktualnymi interpretacjami organów podatkowych.

Ogólna zasada: odzież osobista nie jest kosztem

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Mimo to, organy podatkowe przyjmują, że wydatki na odzież o charakterze codziennym – nawet jeśli są używane wyłącznie w ramach działalności – co do zasady nie mogą być traktowane jako koszt podatkowy.

Potwierdza to interpretacja indywidualna z 25 lipca 2022 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA), w której wnioskodawca, prowadzący działalność gospodarczą w zakresie analizy biznesowo-informatycznej, planował zakup garnituru, kamizelki, koszuli, paska oraz butów, z przeznaczeniem do kontaktów biznesowych z klientami. Argumentował, że ubiór ten służy budowaniu profesjonalnego wizerunku, zwiększeniu rozpoznawalności firmy i jest nieodzowny w jego branży. W celu podkreślenia służbowego charakteru zakupu planował trwale oznaczyć odzież monogramami z inicjałami identyfikującymi zarówno firmę, jak i jego samego.

Dyrektor KIS nie zgodził się jednak z tą argumentacją. Wskazał, że zakupy tego rodzaju należy oceniać na tle przepisów prawa pracy lub regulacji branżowych, a w przypadku ich braku – mają one charakter zaspokojenia zwykłych potrzeb życiowych. Podkreślono, że bez względu na wykonywaną działalność każda osoba fizyczna, funkcjonując w życiu społecznym, musi nabywać odzież dostosowaną do własnych potrzeb – również w celu prezentowania się schludnie czy profesjonalnie. Odstępstwa od tej zasady, zdaniem organu, są możliwe jedynie wtedy, gdy istnieje ustawowy obowiązek noszenia określonego rodzaju ubioru albo gdy odzież ta trwale i obiektywnie utraci charakter osobisty, np. poprzez swoje przeznaczenie wyłącznie dla konkretnego zawodu lub funkcji. Samo oznaczenie ubrania monogramem nie spełnia tego kryterium – inicjały, nawet jeśli związane z firmą, nie czynią garnituru odzieżą wyłącznie zawodową.

Dodatkowo organ podkreślił, że uzyskiwanie przychodów z tytułu prowadzonej działalności nie jest w sposób bezpośredni uzależnione od rodzaju noszonej odzieży. Schludny wygląd jest oczekiwany w wielu zawodach – nie tylko wśród przedsiębiorców, ale również np. nauczycieli, urzędników czy pracowników administracyjnych – i nie może sam w sobie uzasadniać zaliczenia zakupu ubrań do kosztów uzyskania przychodu. Tym samym, mimo jednoznacznych intencji wnioskodawcy i argumentów dotyczących znaczenia wizerunku w relacjach z klientami, organ uznał, że wydatki te mają charakter osobisty i nie spełniają przesłanek do ich ujęcia w kosztach.

Odzież robocza i ochronna – możliwy koszt

Wyjątkiem od ogólnej zasady wykluczającej możliwość zaliczenia odzieży do kosztów podatkowych jest sytuacja, w której przedsiębiorca nabywa odzież roboczą lub ochronną, niezbędną do wykonywania konkretnych czynności zawodowych i pozbawioną charakteru osobistego. W interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2019 r. (sygn. 0115‑KDIT3.4011.226.2019.1.JŁ), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko geodety, który świadcząc usługi terenowe – w tym na placach budowy – ponosił wydatki na specjalistyczną odzież ochronną. Chodziło m.in. o buty robocze, skarpety termoaktywne, spodnie, kurtki, polary, softshelle i koszulki – zakupione w sklepie z odzieżą BHP i wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej. Wnioskodawca argumentował, że praca wymaga obecności w trudnych warunkach atmosferycznych (deszcz, śnieg, wiatr, mróz) oraz w środowisku narażonym na uszkodzenia mechaniczne odzieży (druty, pręty, ostre elementy konstrukcyjne).

Organ podatkowy potwierdził, że jeżeli ubrania spełniają funkcję ochronną i są niezbędne do prawidłowego oraz bezpiecznego wykonywania działalności, to ich zakup może stanowić koszt uzyskania przychodów – o ile nie mają one charakteru osobistego i są należycie udokumentowane. Kluczowe znaczenie miały tu: faktyczny związek z działalnością, brak możliwości wykorzystania prywatnego oraz funkcjonalność odzieży, wynikająca z warunków pracy i wymogów technicznych. W interpretacji podkreślono również, że koszt może być uznany wyłącznie w zakresie, w jakim jest racjonalnie uzasadniony prowadzoną działalnością – i pod warunkiem, że przedsiębiorca jest w stanie wykazać ten związek w razie kontroli.

Interpretacja ta pokazuje, że przy odpowiednim udokumentowaniu, odzież robocza zakupiona z myślą o specyficznych warunkach zawodowych, pozbawiona cech odzieży codziennej i używana wyłącznie w pracy, może być skutecznie zaliczona do kosztów podatkowych.

Jak pokazują przytoczone interpretacje, możliwość zaliczenia wydatków na odzież do kosztów uzyskania przychodów zależy od wielu czynników: charakteru odzieży, sposobu jej wykorzystania, związku z działalnością gospodarczą oraz dokumentacji potwierdzającej ten związek. Kluczowe znaczenie ma to, czy ubranie ma charakter osobisty i czy może być potencjalnie używane także poza działalnością. Odzież codzienna, nawet jeśli noszona wyłącznie w pracy, nie spełni tych kryteriów, ale już strój roboczy, ochronny czy pełniący funkcję reklamową – przy odpowiednim uzasadnieniu – może zostać uznany za koszt podatkowy.

Każdy przypadek należy jednak rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem specyfiki danej działalności i realiów jej prowadzenia. W razie wątpliwości najlepszym rozwiązaniem jest skonsultowanie się z doradcą podatkowym lub wystąpienie o interpretację indywidualną, która pozwoli zabezpieczyć stanowisko przedsiębiorcy wobec ewentualnej kontroli skarbowej.

Wydatki na psa w świetle prawa podatkowego

Czy wydatki na psa można zaliczyć do kosztów firmowych? Choć brzmi to nietypowo, w praktyce coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie właśnie to pytanie. Zwłaszcza że rola psa w działalności gospodarczej może być bardzo różna – od ochrony mienia, przez budowanie wizerunku, po udział w terapii czy szkoleniach. W polskim systemie podatkowym kluczowe jest jednak jedno: czy dany wydatek ma związek z osiąganiem przychodów.

W tym artykule przedstawimy konkretne sytuacje, w których pies może stanowić koszt uzyskania przychodu. Pokażemy też, jakie rodzaje wydatków związanych z pupilem mogą być uzasadnione i jakiego rodzaju działalność to umożliwia. Jeśli prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy Twój pies „pracuje na siebie”, ten tekst jest dla Ciebie.

Koszt podatkowy

Koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki, które są ponoszone po to, aby firma mogła zarabiać, utrzymać swoją działalność lub zabezpieczyć swoje źródło przychodów. Co do zasady, jeśli wydatek ma racjonalny związek z prowadzoną działalnością i przyczynia się do osiągania przychodów, może zostać uznany za koszt firmowy.

W praktyce oznacza to, że każda sytuacja musi być analizowana indywidualnie – nie wystarczy samo poniesienie i odpowiednie udokumentowanie wydatku. Trzeba jeszcze wykazać, że miał on realny związek z funkcjonowaniem firmy. Dotyczy to również nietypowych kosztów, takich jak wydatki na psa – nie są one z góry wykluczone, ale muszą być dobrze uzasadnione biznesowo.

Pies stróżujący

W niektórych rodzajach działalności pies może pełnić funkcję ochronną, pomagając w zabezpieczeniu mienia firmy – szczególnie w przypadku obiektów, które są narażone na kradzież lub wandalizm. Jeśli przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że pies pełni funkcję użytkową związaną bezpośrednio z prowadzoną działalnością, wydatki na jego utrzymanie mogą być uzasadnione jako koszt firmowy. 

Dla przykładu, w interpretacji indywidualnej z dnia 28 sierpnia 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.505.2024.2.HJ) podatniczka prowadząca działalność księgowo-doradczą złożyła wniosek o interpretację indywidualną, pytając, czy może zaliczyć do kosztów firmowych wydatki związane z utrzymaniem psa adoptowanego w celach ochrony mienia firmowego, dokumentacji i sprzętu – zarówno własnego, jak i powierzonego przez klientów. Wskazała, że pies pełni funkcję stróżującą w jej miejscu zamieszkania, które jednocześnie stanowi miejsce wykonywania działalności. Podatniczka nie posiadała alarmu ani monitoringu czy zabezpieczenia domofonem. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się, że w opisanej sytuacji wydatki na psa mogą być uznane za koszt podatkowy, ponieważ jego obecność ma na celu ochronę majątku związanego z działalnością gospodarczą. Podkreślono, że spełniony został warunek związku z zabezpieczeniem źródła przychodów, co uzasadnia zaliczenie tych wydatków do kosztów firmowych.

Dla kontrastu, w interpretacji indywidualnej z 25 października 2023 r. (sygn. 0112-KDWL.4011.75.2023.1.WS), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej częściowo dopuścił możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z psem stróżującym. Wnioskodawca – programista prowadzący działalność gospodarczą w domu – argumentował, że pies będzie chronił sprzęt i dokumentację firmową, a także wspierał relacje z klientami. Fiskus nie uznał jednak, że wszystkie wydatki mają charakter firmowy. Podkreślono, że za koszt uzyskania przychodu można uznać (w części) wydatki związane z zakupem, szkoleniem oraz utrzymaniem psa w zakresie pełnienia przez niego funkcji stróżujących, tj. w takim zakresie, w jakim pies jest wykorzystywany na potrzeby zabezpieczenia źródła przychodów w działalności gospodarczej.

Pies pełniący funkcje reklamowe

W interpretacji indywidualnej z 6 czerwca 2023 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.158.2023.2.PK) Dyrektor KIS uznał, że wydatki na zakup i utrzymanie psa mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli zwierzę jest wykorzystywane w działaniach marketingowych spółki.

W przedstawionym stanie faktycznym pies brał udział w sesjach zdjęciowych, a jego wizerunek był wykorzystywany w materiałach promocyjnych publikowanych w social mediach, co realnie wpływało na zwiększenie zasięgów i zainteresowanie ofertą firmy. Organ podatkowy wskazał, że skoro działania z udziałem psa służą zwiększeniu sprzedaży usług, to wydatki na jego utrzymanie mają pośredni związek z przychodami i mogą być kwalifikowane jako koszty podatkowe.

Odmienne stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji z 30 listopada 2023 r. (0113-KDIPT2-1.4011.651.2023.1.MZ), w której odmówił uznania wydatków na zakup i utrzymanie psa za koszt uzyskania przychodów w jednoosobowej działalności gospodarczej w branży nieruchomości. Pomimo że wnioskodawczyni wykazywała, iż pies miał pełnić funkcję marketingową (w mediach społecznościowych) oraz wpływać na komfort klientów podczas spotkań, organ uznał, że wydatki te mają przede wszystkim charakter osobisty. Zwrócono uwagę, że pies nie ma bezpośredniego ani obiektywnie uzasadnionego wpływu na przychody z działalności gospodarczej, a związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a przychodem ma charakter zbyt luźny i teoretyczny.

Pies terapeutyczny

W interpretacji indywidualnej z dnia 3 sierpnia 2023 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.454.2023.1.MM) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że wydatki na psa wykorzystywanego w działalności psychiatrycznej mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. W sprawie chodziło o lekarkę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą jako lekarz rezydent psychiatrii dzieci i młodzieży. Wykorzystywała ona psa z certyfikatem terapeutycznym do pracy z pacjentami. Pies pomagał w redukcji stresu u dzieci, co umożliwiało skuteczniejsze prowadzenie wizyt. Organ podatkowy uznał, że pies pełni funkcję terapeutyczną, a wydatki związane z jego utrzymaniem i szkoleniem (takie jak karma, opieka weterynaryjna, kursy dogoterapii) mają obiektywny związek z prowadzoną działalnością i służą zabezpieczeniu źródła przychodów. W efekcie mogą być uznane za koszty podatkowe.

Nie zawsze koszt podatkowy

Analiza dostępnych interpretacji indywidualnych pokazuje, że organy podatkowe prezentują niejednolite stanowisko w zakresie możliwości zaliczania wydatków na psa do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo, w niektórych przypadkach fiskus dopuszcza możliwość uwzględnienia takich kosztów – jak w przypadku psa pełniącego funkcje stróżujące czy terapeutyczne – pod warunkiem wykazania realnego związku z działalnością gospodarczą. W innych – jak przy wykorzystaniu psa w celach promocyjnych – interpretacje są już znacznie bardziej rozbieżne, a część z nich kończy się oceną negatywną.

W związku z tym warto przed podjęciem decyzji o rozliczeniu takich wydatków skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże prawidłowo ocenić ryzyko i – w razie potrzeby – przygotować wniosek o interpretację indywidualną.

Jakich wydatków nie odliczy przedsiębiorca? – najczęstsze wątpliwości

Wielu przedsiębiorców, prowadząc działalność gospodarczą, zadaje sobie pytanie: które koszty mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, a które – choć związane z codziennym funkcjonowaniem – są wykluczone z odliczeń podatkowych? Przepisy podatkowe pozostawiają pewien zakres interpretacji, ale są też konkretne ograniczenia. Poniżej omawiamy popularne przykłady wydatków, które nie mogą zostać uznane za koszty firmowe, mimo że często pojawiają się w praktyce.

Okulary korekcyjne – wydatek osobisty, nie firmowy

Choć praca przy komputerze to codzienność wielu przedsiębiorców, a pogarszający się wzrok może być bezpośrednio związany z wykonywanymi obowiązkami, zakup okularów korekcyjnych nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Dlaczego? Z punktu widzenia organów podatkowych, koszt okularów ma charakter osobisty – dotyczy stanu zdrowia konkretnej osoby, niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy nie. Przysługuje więc prawo do ich zakupu, ale bez możliwości odliczenia ani podatku VAT, ani ujęcia ich w kosztach działalności.

Nawet jeśli okulary są potrzebne wyłącznie do pracy przy komputerze, nie zmienia to ich osobistego charakteru. Tak samo wygląda sytuacja w przypadku szkieł kontaktowych czy wizyt u okulisty – to wszystko traktowane jest jako wydatki prywatne.

Stanowisko to jest konsekwentnie prezentowane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 16 stycznia 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.848.2024.3.MGR), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że wydatki na okulary korekcyjne poniesione przez przedsiębiorcę nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, nawet jeśli służą wyłącznie pracy przy komputerze.

Zdaniem Dyrektora KIS, wydatki wynikające ze stanu zdrowia osoby prowadzącej działalność mają charakter osobisty, a ich poniesienie – jak w przypadku zakupu okularów – byłoby konieczne niezależnie od prowadzenia działalności gospodarczej. Głównym celem takich wydatków jest bowiem ochrona zdrowia, a nie uzyskanie przychodu.

Leczenie kręgosłupa i fizjoterapia – troska o zdrowie, ale nie koszt firmy

Wielu przedsiębiorców spędza długie godziny przy biurku, co może prowadzić do problemów z kręgosłupem. Pojawia się więc pytanie: czy można odliczyć wydatki na leczenie, masaże, fizjoterapię lub prywatne wizyty lekarskie jako koszty prowadzenia działalności?

Odpowiedź niestety brzmi: nie. Fiskus traktuje takie wydatki jako związane z osobistą kondycją podatnika, a nie bezpośrednio z uzyskaniem przychodu. Nawet jeśli praca wywołuje konkretne problemy zdrowotne, leczenie tych schorzeń nie jest wydatkiem, który spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu.

Dotyczy to m.in.:

Nie ma tu znaczenia, że leczenie jest konieczne, by dalej móc pracować – dla urzędu skarbowego pozostaje to wydatkiem osobistym.

Stanowisko organów podatkowych, zgodnie z którym wydatki zdrowotne przedsiębiorcy – takie jak fizjoterapia, rehabilitacja, zajęcia ruchowe czy trening medyczny – mają charakter osobisty i nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, jest nie tylko konsekwentnie prezentowane, ale i ugruntowane w praktyce interpretacyjnej.

W interpretacji indywidualnej z 28 lipca 2023 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.363.2023.2.MW), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do przypadku adwokata cierpiącego na zwyrodnienia kręgosłupa, który ponosił wydatki na fizjoterapię, pływanie i trening medyczny. Mimo że dolegliwości były bezpośrednio związane z siedzącym trybem pracy, organ podatkowy uznał, że wydatki te służą poprawie ogólnego stanu zdrowia, a nie osiąganiu przychodów czy zabezpieczeniu ich źródła. Podstawowym celem ich poniesienia była ochrona zdrowia, a nie realizacja celów gospodarczych – dlatego uznano je za wydatki osobiste.

To samo stanowisko potwierdzono w interpretacji  z 19 marca 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.932.2024.4.DJD), w której Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej stwierdził, że fakt, iż dany wydatek nie został ujęty w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych (art. 23 ustawy o PIT), nie oznacza jeszcze, że można go odliczyć. Konieczne jest bowiem wykazanie realnego związku przyczynowego między wydatkiem a uzyskaniem przychodu, co w przypadku leczenia kręgosłupa nie zostało spełnione. Jak podkreślił organ: „mimo iż ból kręgosłupa wynika z charakteru pracy, a leczenie wskazanych dolegliwości jest niezbędne dla prowadzenia działalności gospodarczej, to wydatki te są uwarunkowane ogólnym stanem zdrowia. Mają one charakter wydatków typowo osobistych, w związku z czym, nie można ich uznać za koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.”

Co więcej, to podejście znajduje także potwierdzenie w orzecznictwie sądowym. Przykładem może być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 grudnia 2024 r. (sygn. II FSK 1245/24). NSA uznał, że akceptacja takiej argumentacji prowadziłaby do zrównania wydatków na rehabilitację z codziennymi kosztami utrzymania, takimi jak wyżywienie czy wypoczynek, co w efekcie mogłoby podważyć sens opodatkowania dochodów osób fizycznych.

Inne koszty

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które mają charakter osobisty, nawet jeśli pośrednio wpływają na jego zdolność do pracy. Dotyczy to w szczególności kosztów związanych z codziennym funkcjonowaniem, takich jak wyżywienie, odzież codzienna, czy prywatne wydatki mieszkaniowe.

Nie są również kosztem podatkowym opłaty karne, mandaty, a także niektóre szkolenia i studia, jeśli nie mają bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością. Kluczowe znaczenie ma cel wydatku – jeśli jego głównym celem jest poprawa komfortu życia lub zaspokojenie potrzeb prywatnych, nie może on zostać ujęty w kosztach firmowych.

Rozliczanie kosztów w działalności gospodarczej wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także ostrożności i zdrowego rozsądku. Nie każdy wydatek poniesiony „przy okazji pracy” może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu — szczególnie jeśli dotyczy życia prywatnego, zdrowia czy codziennego funkcjonowania. Przedsiębiorca powinien być przygotowany na to, że fiskus ocenia cel wydatku nie według deklaracji, lecz według jego rzeczywistego charakteru.

Dlatego warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże właściwie ocenić, które wydatki można ująć w kosztach, a które lepiej pozostawić poza firmą. Dobrze poprowadzona księgowość to nie tylko bezpieczeństwo w razie kontroli, ale również realne oszczędności i spokój w codziennym prowadzeniu biznesu.