Wydatki związane z użytkowaniem samochodu w działalności gospodarczej mogą obniżyć podatek dochodowy. Jednak sposób ich rozliczenia zależy od tego, w jaki sposób i na jakich zasadach wykorzystywany jest pojazd.
W grę wchodzi możliwość odliczenia 100%, 75% lub tylko 20% kosztów. Kiedy obowiązuje które ograniczenie? Wyjaśniamy krok po kroku.
Pełne ujęcie wydatków w kosztach uzyskania przychodu możliwe jest tylko wtedy, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Taka sytuacja wymaga jednak dopełnienia określonych formalności. Przede wszystkim konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, w której należy rejestrować każdy przejazd – jego cel, trasę i liczbę kilometrów.
Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, ewidencja taka powinna zawierać m.in. numer rejestracyjny pojazdu, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika na początek i koniec okresu, liczbę przejechanych kilometrów w celach firmowych. Wymagana jest także zgodność tej ewidencji z rzeczywistym wykorzystaniem pojazdu – jakiekolwiek użycie prywatne wyklucza możliwość pełnego rozliczenia kosztów.
Najczęściej spotykaną sytuacją jest używanie pojazdu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. W takim przypadku przedsiębiorca ma prawo rozliczyć 75% wydatków poniesionych na samochód, bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Limit ten stosuje się automatycznie i dotyczy wszystkich kosztów eksploatacyjnych oraz opłat związanych z użytkowaniem pojazdu.
To rozwiązanie jest kompromisem między prostotą a efektywnością podatkową – pozwala na częściowe rozliczenie kosztów bez konieczności dokumentowania każdego przejazdu.
Jeśli przedsiębiorca korzysta z prywatnego samochodu, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, ale używa go okazjonalnie w ramach działalności, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko 20% poniesionych wydatków. Dotyczy to np. kosztów paliwa, ubezpieczenia czy serwisów, o ile są udokumentowane fakturą.
W tym wariancie nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak ograniczenie rozliczenia do 20% sprawia, że jest to najmniej korzystna podatkowo opcja.
Bez względu na poziom odliczenia – 100%, 75% czy 20% – do kosztów uzyskania przychodu mogą być zaliczone typowe wydatki eksploatacyjne, takie jak paliwo, ubezpieczenie OC i AC, naprawy, przeglądy techniczne, wymiana opon, opłaty za parkingi i autostrady, a także akcesoria samochodowe. Kluczowe jest, aby każdy koszt był właściwie udokumentowany – najczęściej fakturą – oraz aby miał związek z prowadzoną działalnością.
Wybór sposobu rozliczania samochodu zależy przede wszystkim od faktycznego sposobu jego użytkowania. Użycie wyłącznie firmowe daje największe korzyści podatkowe, ale wiąże się z największymi wymaganiami dokumentacyjnymi. Użytek mieszany jest rozwiązaniem wygodnym i stosunkowo opłacalnym. Z kolei wariant 20% to propozycja dla tych, którzy okazjonalnie wykorzystują prywatny pojazd do działalności i nie chcą formalizować jego włączenia do firmy.
Masz wątpliwości, którą formę rozliczenia wybrać? Skonsultuj się z doradcą podatkowym. Profesjonalna analiza Twojej sytuacji pozwoli wybrać najkorzystniejsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie.
Zapraszamy do kontaktu – wspólnie zoptymalizujemy Twoje rozliczenia.
