Organizacja wigilii firmowej to nie tylko okazja do integracji zespołu i podsumowania roku, ale również temat, który budzi wiele pytań w kontekście podatków. Czy wydatki na świąteczne spotkanie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu? Jak prawidłowo je rozliczyć, by uniknąć problemów z fiskusem?
Koszty uzyskania przychodu w świetle ustawy o CIT to odpowiednio udokumentowane wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.
W kontekście organizacji wigilii firmowej, wydatki na takie wydarzenie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli spełniają kryteria wynikające z ustawy o CIT. Kluczowe jest, aby wydatki te były ściśle związane z działalnością firmy i służyły osiągnięciu, zabezpieczeniu lub zachowaniu przychodów.
Fiskus zazwyczaj akceptuje wydatki na spotkania świąteczne, jeśli są skierowane do pracowników i mają na celu poprawę atmosfery w pracy, budowanie relacji w zespole, motywację i integrację pracowników. Uznaje się wówczas, że wydatki poniesione na organizację wigilii przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracy pracowników i w konsekwencji – zwiększenia przychodów firmy.
Powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w wydawanych interpretacjach indywidualnych, w tym m.in. w interpretacji z dnia 18 listopada 2024 r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.505.2024.2.DK. Zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, organizacja wigilii pracowniczej przez spółkę ma na celu zbudowanie więzi między poszczególnymi pracownikami oraz lepsze zrozumienie wykonywanych przez nich działań. Przekłada się to na wykonywanie pracy sprawniej i szybciej. W konsekwencji organ podatkowy uznał, że poniesienie wydatków na wigilię firmową ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, przez co wydatki te mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu.
Fiskus pozwala uwzględniać wydatki na świąteczne spotkania dla pracowników, jednak koszty związane z obecnością innych gości co do zasady nie mogą zostać odliczone.
Wydatki na firmową wigilię w części przypadającej na osoby na zleceniach, umowach o dzieło czy tzw. samozatrudnionych, czyli mających własną działalność, należy wyłączyć z podatkowych kosztów.
Powyższe potwierdza linia orzecznicza ukształtowana w wyrokach sądów administracyjnych. Jak wskazał NSA w wyroku z dnia 19 października 2022 r. sygn. II FSK 572/22, wydatki na spotkania integracyjne dla partnerów, którzy współpracują ze spółką na umowach B2B, to reprezentacja, która zgodnie z przepisami ustawy o CIT jest wyłączona z kosztów podatków. Zgodnie z poglądem NSA, zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu byłoby uznaniem wydatków na motywowanie współpracowników do lepszego prowadzenia własnej działalności gospodarczej, czyli de facto ponoszeniem wydatku na rzecz innej firmy.
A co zrobić, jeśli w wigilii firmowej uczestniczyli zarówno pracownicy, jak i współpracownicy? Najlepiej podzielić wydatki proporcjonalnie, na podstawie liczby zaproszonych osób – i odpowiedni procent zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Mimo bardzo szerokiego ujęcia w ustawie o PIT przychodów ze stosunku pracy, obejmującego również przychody z innych nieodpłatnych świadczeń - nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika, bez ustalonej za nie zapłaty, jest świadczeniem podlegającym opodatkowaniu.
Ustawa o PIT nie wskazuje, jak należy rozumieć pojęcie „innych nieodpłatnych świadczeń” w kontekście świadczeń pracowniczych. Kwestia ta była przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. 7/14 stwierdził, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:
Po pierwsze, nieodpłatne świadczenie w postaci wigilii firmowej jest dokonywane w interesie firmy - pozwala zadbać o integrację.
Zauważyć należy także, że wigilia organizowana przez pracodawcę nie spełnia kryterium wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści). Skoro spotkanie integracyjne ma charakter ogólnodostępny dla wszystkich pracowników a udział w nim jest dobrowolny, po stronie pracowników nie pojawi się korzyść w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie sposób bowiem zakładać, że gdyby nie impreza organizowana przez pracodawcę, pracownik wydałby pieniądze na uczestnictwo w takim przedsięwzięciu.
Ponadto udział w wigilii organizowanej przez pracodawcę nie oznacza uzyskania przychodu przez pracownika także z tego powodu, że brak jest podstaw, by świadczenie adresowane do wszystkich pracowników - przypisać indywidualnym uczestnikom, jako ich wymierną korzyść. Innymi słowy, trudno określić, jaką dokładnie konkretnie kwotę przychodu pracownik uzyskał przez udział w wigilii.
Udział pracowników firmy w wigilii nie będzie stanowić dla nich opodatkowanego przychodu ze stosunku pracy. W związku z powyższym, na pracodawcy jako płatniku nie ciąży obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Organizacja wigilii firmowej może stanowić cenny element integracji zespołu, ale także wiąże się z koniecznością przestrzegania przepisów podatkowych. Wydatki na tego typu wydarzenie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, o ile są związane z działalnością gospodarczą i mają na celu osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie przychodów. Kluczowe jest, aby wydatki te dotyczyły wyłącznie pracowników firmy i miały uzasadnienie w kontekście budowania relacji wewnętrznych.
Zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby mieć pewność, że organizowane wydarzenie będzie zgodne z obowiązującymi regulacjami.
